Высокий сезон каждый год приходит не внезапно. Но во многих отелях повторяется одна и та же картина: загрузка растёт, продажи увеличиваются, гостей становится больше - и вместе с этим начинает сыпаться операционная работа.

На ресепшн гости ждут заселения.
Служба горничных не понимает, какие номера убирать в первую очередь.
В расписаниях появляются сбои.
В бронированиях возникают ошибки и овербукинги.
Тарифы и пакеты оказываются неправильно привязаны к броням.
Часть заявок на бронирование может просто потеряться.

Часто кажется, что проблема в людях. Но во многих случаях причина не в персонале, а в неподготовленной IT-инфраструктуре.

Перед высоким сезоном отелю нужно проверить систему управления отелем - PMS. Именно через неё проходят бронирования, заезды, выезды, профили гостей, счета, услуги, оплаты, номера, пользователи и отчёты.

Чек-листом по проверке вашей системе PMS поделилась Елена Некрасова (компания «HRS») в своем выступлении «ЛЕТО-2026: как подготовить системы управления к высокому сезону» на онлайн-форуме «Чек-лист подготовки  загородного отеля к сезону за 30 дней».

• PMS должна выдерживать рост операций

Высокий сезон - это кратный рост нагрузки на систему.

Если в обычный период PMS работает нормально, это ещё не значит, что она выдержит сезон, когда одновременно идёт больше бронирований, заселений, оплат, изменений, начислений и обращений к данным.

Перед сезоном важно проверить, насколько быстро система работает при высокой загрузке: открываются ли брони, корректно ли обновляются статусы, не тормозят ли операции на ресепшн, не возникают ли ошибки при работе нескольких сотрудников одновременно.

• Проверьте дубли профилей гостей

Если в базе накопились дубликаты профилей гостей - перед сезоном самое время их слить и привести базу в порядок.

Дубли замедляют работу администратора, мешают быстро найти нужного гостя и искажают аналитику. В сезон, когда скорость особенно важна, лишний хаос в базе начинает напрямую влиять на сервис.

• Пересмотрите права доступа сотрудников

В низкий сезон сотрудникам часто дают более широкие права: например, администратор может временно заменять менеджера или супервайзера.

Но перед высоким сезоном нужно проверить, у кого какие права доступа.

• Кто может менять бронирования?
• Кто видит финансовые данные?
• Кто может редактировать тарифы, услуги, оплаты?
• У кого остались лишние права?

Чем выше нагрузка, тем опаснее случайные ошибки в системе.

• Почистите кассиров и пользователей

В PMS часто остаются пользователи, которые уже не работают в отеле: бывшие сотрудники, неактивные кассиры, временные доступы.

Перед сезоном их нужно проверить и отключить.

Это вопрос не только порядка, но и безопасности. Важно понимать, кто реально работает в системе и кто отвечает за конкретные действия.

• Проверьте количество лицензий

Если у отеля изменилась структура номерного фонда, количество комнат или рабочих мест, нужно заранее проверить лицензии.

Например, раньше продавался один коттедж, а теперь внутри него продаются три отдельные комнаты. Или в сезон нужно больше сотрудников на ресепшн, в бронировании, в управлении.

В одних системах лицензии зависят от количества комнат, в других - от количества пользователей.

Поэтому до начала сезона важно понять: хватает ли лицензий на все номера, комнаты и рабочие места, и все ли они активированы.

• Проверьте коды услуг и методы оплаты

Перед сезоном нужно посмотреть, какие коды услуг заведены в PMS.

Какие услуги актуальны?
Какие уже не используются?
Какие можно деактивировать?
Какие методы оплаты больше не нужны?
Какие, наоборот, должны быть активны?

То же самое касается киосков, сувенирки и товаров: шапочки, плавки, кремы, дополнительные позиции. Если ассортимент изменился, его нужно обновить в системе.

Это напрямую влияет на скорость работы персонала. Администратор не должен в сезон листать длинный список неактуальных услуг и искать нужную позицию.

Почему деактивировать, а не удалять

Важный момент: старые коды услуг, методы оплат и товары не всегда можно просто удалить.

Если они уже использовались в транзакциях, они нужны для истории, отчётности и аналитики.

Поэтому правильнее их деактивировать.

Так они не будут мешать сотрудникам в текущей работе, но сохранятся в истории данных.

Вывод:

Высокий сезон усиливает всё: продажи, загрузку, поток гостей - и ошибки тоже.

Подготовьте PMS, доступы, лицензии и справочники заранее - чтобы в пиковую загрузку команда работала быстро, а гости не ждали из-за внутренних сбоев.

Входите в горячий сезон грамотно - с понятными настройками, чистой базой и подготовленной IT-инфраструктурой.

А эксперты Фабрики отелей помогут разобраться, какие решения действительно нужны вашему отелю, чтобы сезон прошёл не в режиме тушения пожаров, а в режиме управляемого роста.