Заселение за 3 минуты: просто и без очередей  

Короткое практическое руководство для руководителей отелей. Только рабочие шаги.

Цель — три минуты до ключа 

Главная метрика фронт-деска (службы приёма гостей) — «время до ключа»: от входа гостя в отель до момента, когда он получил карту или код. Если укладываться в 3 минуты, падает раздражение от ожидания и растёт «индекс рекомендаций» — люди чаще советуют отель друзьям. 

Как начать?  Замерьте 30–50 реальных заездов и запишите, где уходит время: поиск брони, ввод данных, подписи, выпуск ключа. 

Что поменять в процессе 

1) До приезда: короткая анкета 

За 24–48 часов отправьте гостю письмо или сообщение с кнопкой «Заполнить данные заранее». Чем больше сведений придёт заранее, тем меньше действий останется в лобби. 
Заполняется онлайн-анкета с данными гостя. 
 

2) В лобби: терминал вместо очереди 

Поставьте терминал на видном месте на маршруте к стойке. На экране шаги : найти бронь (телефон/фамилия) → подтвердить свою личность → оплатить бронь и доп. услуги → подписать рег. карту  → получить ключ. 
В решении Wroomify  есть ряд наиболее популярных сценариев заселения, а также есть возможность создать свой на этапе внедрения, остаётся включить нужные шаги. 
 

3) Документы без ручного ввода 

Сканируйте паспорт/ID — система автоматически переносит данные в регистрационную карту.Модуль распознавания документов Wone ID ускоряет этот шаг и уменьшает ошибки. 

Роль администратора 

Освободите сотрудников от рутины. Их задача — встреча гостей и решение нестандартных случаев. Живое общение остаётся, но очередь исчезает. 

Частые ошибки и как их избежать: 

• Терминал «прячут». Ставьте по пути движения и на уровне глаз. 
• Слишком много экранов. 2–3 экрана вместо длинной формы. 
• Нет плана Б. Для сложных броней оставьте стойку с теми же шагами: скан → подтверждение → ключ. 
• Отсутствие замеров. Раз в неделю проверяйте медиану и «длинные» случаи; исправляйте узкие места. 

Проверяем результат 

Через две недели после запуска снова замерьте 30–50 заездов. Цель проверки — получение гостем ключа за 3 минуты или меньше. Параллельно смотрите отзывы в день заезда: чем меньше упоминаний «очереди» и «бумажек», тем выше «индекс рекомендаций». 

Итог: 

Три минуты — это дисциплина процесса: предзаселение → терминал → скан документа → мгновенный ключ. Такой контур реально убирает очереди и улучшает впечатление с первого шага. 

Нужен готовый сценарий под вашу систему и замки? 
Закажите демо Wroomify: Wroomify — сервис быстрой регистрации в отеле 
 

Смотрите наш стенд на Фабрике отелей: Wone IT